Wie digitalisierte Buchhaltung im Maklerbüro gelingt

Einheitliche Grundstruktur notwendig

Doch der Weg von der Papierwelt in die digitale setzt einige Vorarbeiten voraus. Diente früher die Reihenfolge der Leitz-Ordner im Regal der Orientierung und Sortierung von Unterlagen, bedarf es heute einer Ordner-Struktur unter Windows, um die Übersicht und einen schnellen Zugriff zu wahren. Die Gefahr ist groß, dass am Ende Hunderte verschiedener Strukturen entstehen. Dabei wäre für alle eine einheitliche Grundstruktur sinnvoll, weil diese den Einzelnen vor Fehlern bewahrt und den Austausch mit Dritten erleichtert. Daher steht die Frage im Raum: Was halten Makler für sinnvoll, welche Ordner-Struktur bildet am besten die Prozesse im Maklerbüro und mit den Kunden, Produktlieferanten und Dienstleistern ab? Wie lässt sich darauf eine Antwort finden?

Individuelle Verfahrens­dokumentation erforderlich

Um den Abschied vom Papier durch ersetzendes Scannen durchzuführen, bedarf es einer individuellen Verfahrensdokumentation im Unternehmen. Hier wird kurz beschrieben, wie die Arbeits- und Scanprozesse ablaufen sollen. In dieser Dokumentation wird exemplarisch fest­gehalten:

• allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme
• Anwenderdokumentation (Darstellung der einzelnen Prozessschritte)
• technische Systemdokumentation (Beschreibung der verwendeten Hard- und Software)
• Betriebsdokumentation
• Beschreibung des internen Kontrollsystems
• Ausführungen zur Datensicherung
• Überblick über die Historie der eingesetzten Programme

Auf den ersten Blick hört sich das gegebenenfalls kompliziert an, wird aber unter Umständen doch leicht umzusetzen sein, da in vielen Unternehmen teilweise schon Verfahrensanweisungen oder Ähnliches bestehen. Bei der Erstellung dieser Dokumen­tation sollte der Makler daher eng mit seinem Steuerberater zusammenarbeiten. Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann es heißen: ab in die Ablage Papierkorb.

Im Zuge der Digitalisierung macht ein weiteres Wort die Runde: Crowdsourcing. Einfach übersetzt heißt das: „Gemeinsam sind wir klüger.“ Daher der Wunsch, dass die Branche sich gemeinsam Gedanken macht und eine gemeinsame Lösung entwickelt, wie digitale Unterlagen strukturiert werden sollten. Eines ist nämlich sicher: Die Digitalisierung in den Maklerbüros wird fortschreiten, sie ist inzwischen elementar für ein erfolgreiches Unternehmen. Am Ende werden wir durchgängige Prozesse bekommen für alles: für das Geschäft mit den Kunden, für die betriebswirtschaftliche Organisation, für die Abwicklung mit den Versicherern. Das setzt ein einheitliches Dateiformat, einheitliche Schnittstellen voraus. Diese Lösungen gibt es inzwischen, es kommt nur darauf an, beherzt die Digitalisierung im eigenen Geschäft voranzutreiben. Den jüngeren Kollegen, die mit Apps und Facebook groß geworden sind, fällt es vielleicht etwas leichter als jenen, die noch Tarifbücher aus eigenem Erleben kennen. Die Vorteile können aber alle nutzen. Wer hätte denn vor 20 Jahren gedacht, dass im Zuge der sogenannten Dunkelver­arbeitung Anträge in der Sachversicherung heute schon komplett ohne einen Handgriff verarbeitet werden können? In der Beratung wird das persönliche Gespräch nach wie vor die Stärke des Maklers bleiben, aber alles, was davor und danach geschieht, kann und sollte man zu großen Teilen dem Kollegen Computer überlassen, zum eigenen Nutzen.