Doch Belege einfach zu scannen und dann zu entsorgen, ist keine gute Idee. Auch hier müssen gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Eine individuelle Verfahrensdokumentation ist erforderlich. Digitalisierung, Industrie 4.0, FinTech, vernetzte Welt – ständig liest und hört man diese Begriffe. Für die Finanzbranche bewegen sich die dabei geschilderten Szenarien zwischen zwei Extremen. Die Protagonisten sprechen von disruptiven Technologien, die schon bald die Finanzwelt auf den Kopf stellen und den Platzhirschen das Geschäftsmodell verderben werden. Die Traditionalisten wiegeln ab: Das meiste bleibe, wie es ist, weil man sich bei der Finanzberatung nun mal in die Augen schauen müsse. Die Wahrheit liegt wie immer in der Mitte. In den Maklerbüros ist die Digitalisierung längst angekommen, weniger spektakulär, aber unübersehbar.
Papierloses Maklerbüro
Wer es nicht glaubt, braucht nur zu schauen, wie sich der Büroalltag verändert. Sicher gibt es noch den guten alten Leitz-Ordner und Papier wird aus dem Büro auch nicht vollends verschwinden, wie vor einigen Jahren mancher schon prophezeite. Aber die digitale Unterlage setzt sich immer weiter durch. Daten werden am PC oder Laptop erfasst, in Verwaltungssysteme eingestellt, Kundenprofile angelegt und Unterlagen wie Angebote, Versicherungsanträge oder Steuerdaten elektronisch versandt. Die notwendigen Medienbrüche, bei denen in der Vergangenheit zwischendurch wieder auf ein Blatt Papier umgestiegen oder Daten erneut eingegeben werden mussten, nehmen immer mehr ab. Prozesse, die in der Vergangenheit papiergebunden waren, wandeln sich zunehmend in digitale Vorgänge, ohne dass Makler dies als Revolution empfinden. Es stehen dadurch heute viel mehr Informationen zur Verfügung und sie können, das ist einer der größten Vorzüge, schneller und leichter ausgewertet werden.