Bis einschließlich Dezember 2010 kann noch manuell (in Papierform) oder auch maschinell gemeldet werden. Ab dem neuen Jahr sind die Meldungen der Zahlstellen jedoch ausschließlich durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemuntersuchter maschineller Ausfüllhilfen zu erstatten.
Betroffen sind alle Unternehmen, die Versorgungsbezüge wie Renten oder Kapitalleistungen im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung (bAV) auszahlen. Die Neuregelung gilt sowohl für Arbeitgeber als auch für Pensions- und Unterstützungskassen oder Lebensversicherer. Als sogenannte Zahlstellen übermitteln sie Meldungen zu Versorgungsbezügen ihrer früheren Mitarbeiter an deren gesetzliche Krankenkassen und führen Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge an diese ab. Das Verfahren muss von allen Zahlstellen mit mehr als 29 beitragspflichtigen Versorgungsbezugsempfängern durchgeführt werden.
Weiterhin sind auch Renten aus Versicherungs- und Versorgungseinrichtungen, die für bestimmte Berufsgruppen wie Rechtsanwälte oder Ärzte errichtet worden sind, von diesem maschinellen Zahlstellenverfahren zu erfassen.
Der Grundgedanke des maschinellen Zahlstellenverfahrens besteht darin, Meldewege möglichst digital zu gestalten. In diesem Zusammenhang ist auch die Abschaffung der Lohnsteuerkarte durch die Einführung des neuen papierlosen Verfahrens namens ELStAM einzuordnen. ELStAM steht für Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale und gilt für lohnsteuerpflichtige Bezüge. Die Einführung des Verfahrens soll bis Ende 2011 abgeschlossen sein. Die Lohnsteuerkarte 2010 muss deshalb auch 2011 noch genutzt werden – sie verbleibt beim Arbeitgeber, der sie nicht vernichten darf. Die darauf registrierten Merkmale wie Steuerklasse, Kinderfreibeträge oder andere Freibeträge werden 2011 weiterhin verwendet. Ab 2012 greift dann ELStAM. Darüber hinaus sind diverse Übergangsregelungen für die Abrechnung 2011 zu beachten. So werden zum Beispiel ab 2011 nicht mehr die Gemeinden, sondern die Wohnsitzfinanzämter für die Änderung sämtlicher Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 verantwortlich sein.
