Digitalisierte Buchhaltung im Maklerbüro
Diese Digitalisierung betrifft nicht nur den Geschäftsverkehr mit den Kunden, sondern ebenso die eigene Buchhaltung. Wie aus aktuellen Stellungnahmen des BDI und des DIHK zu entnehmen ist, steigen in der mittelständischen Wirtschaft die Bürokratiekosten. Dabei zählen die Aufwendungen, die mit der Aufbewahrung von Unterlagen verbunden sind, zu den bedeutendsten Bürokratiekosten. Der Gesetzgeber hat mittlerweile auf den technischen Fortschritt mit den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD genannt, reagiert. Aufgrund der heute in eigentlich allen Unternehmen vorhandenen preiswerten Möglichkeit, Papierdokumente mithilfe eines Scanners in eine Bilddatei (zum Beispiel PDF-Datei) umzuwandeln, besteht damit die Fähigkeit, papiergebundene Dokumente zu digitalisieren. Sollte diese Chance der Digitalisierung rechtzeitig genutzt werden, können die Anforderungen, die der Gesetzgeber in den GoBD formuliert hat, erfüllt werden.
Wenn also die Anforderungen der GoBD im Unternehmen erfüllt sind, müssen bestimmte originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Diese Verfahrensweise hilft so den finanziellen und zeitlichen Aufwand zum Beispiel durch geringere Archivkosten im Unternehmen zu reduzieren.
Die DATEV eG, ein IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, hat inzwischen leistungsfähige Systeme entwickelt, nicht nur für die eigene Buchführung der Unternehmen, sondern ebenso für die Verwaltung der gesamten Kundendaten. Auch eine ausgelagerte Datenhaltung ist bei der DATEV möglich, wodurch Makler Sicherheitsstandards erreichen, die selbst nur mit größerem Aufwand zu erzielen sind.
