Die Archivierung von Beratungsprotokollen und Policen, der Schriftverkehr mit Klienten, die Verwaltung von Kundendaten, Angeboten sowie eigenen Büro- und Buchungsbelegen fordern täglich Zeit und Geduld von Versicherungsmakler Dieter Neubig und seinem Team. „Ich habe keine Zeit mich mit der Recherche nach Dokumenten, E-Mails und Informationen aufzuhalten oder mit der Erstellung von Ordnerstrukturen zu befassen. Diese müssen mit einem Klick griffbereit sein, so dass ich mich ganz auf meine Beratertätigkeit konzentrieren kann, ohne dabei meine Dokumentationspflichten zu vernachlässigen“, so Dieter Neubig, Versicherungsmakler und Inhaber der Kanzlei für betriebliches und privates Vorsorgemanagement Neubig (www.versicherungscheck4you.de). Aus diesem Grund setzt er mit dem Office Manager auf ein führendes Dokumenten-Management-System (DMS) aus dem Softwarebüro Krekeler.
Seit 2007 arbeitet die Kanzlei inzwischen mit der erweiterten DMS-Lösung „Office Manager Enterprise“. Diese ist speziell auf große Datenbestände und Unternehmensnetzwerke ausgerichtet und ermöglicht die umfassende rechtssichere Dokumentation und Archivierung aller anfallenden (steuer-)relevanter Belege. Elektronische sowie eingescannte Dokumente lassen sich binnen Sekunden über Volltextindexierung und Zuordnung zu vorher festgelegten Kunden- und Projektkategorien finden und bearbeiten. Im Gegensatz zur isolierten E-Mail-Archivierung ermöglicht der Office Manager, zusammengehörende Dokumente und Belege – vom Beraterprotokoll über Zahlungsbelege bis hin zur gesamten E-Mail-Kommunikation mit einem Kunden – miteinander zu verknüpfen.
„Die weitreichende SQL-Unterstützung gibt dem Anwender zudem die Möglichkeit an die Hand, Datenbanken und ganze Archive auf SQL-Servern mit umfangreichen Sicherheitsfunktionen zu speichern. Bei einer Abfrage werden dann immer nur die jeweils angeforderten Daten übertragen, was den Suchvorgang erheblich beschleunigt“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Da die Aktualisierungen der Datenbanken dabei nur vom Server durchgeführt werden, können zusätzliche Sicherheitsanforderungen erfüllt werden.
„Äußerst sinnvoll und praktisch ist zudem die Aufgabenverwaltung mit Wiedervorlagen, um an fällige Tätigkeiten und Termine erinnert zu werden. Zudem werden erledigte Aufgaben nicht einfach gelöscht, sondern verbleiben als erledigt markiert in der Übersicht“, ergänzt Dieter Neubig.
