So kann ein persönliches Feedback gegeben und auf individuelle Punkte eingegangen werden. Abgesehen vom Feedback können auch andere Anlässe für ein Mitarbeitergespräch sprechen, denn auch Kritik und Problemlösung sind wichtige Faktoren in einem Unternehmen. Jedoch müssen bei einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch einige Regeln eingehalten werden, beispielsweise Kommunikations- und Verhaltensgegebenheiten.
Entscheidend ist, dass der unmittelbare Vorgesetzte das Gespräch leitet und auch einberuft, unter Umständen kann auch der Mitarbeiter selbst eine Anfrage an den Vorgesetzten richten. Nichtsdestotrotz sollte eine Regelmäßigkeit eingeführt werden. Die günstigsten Zeitpunkte für ein jährliches Mitarbeitergespräch sind Beginn oder Ende eines Geschäftsjahres, wobei sich letzteres als effektiver erwiesen hat. Der Termin muss frühzeitig bekannt gegeben werden, mindestens eine Woche vorher, damit der Mitarbeiter die Möglichkeit bekommt den ausgehändigten Einschätzungs- oder Gesprächsbogen auszufüllen. Eine optimale Vorbereitung beider Parteien ist für ein gutes Gespräch notwendig. Somit müssen einige Überlegungen im Voraus getätigt werden, zum Beispiel die Definition des Aufgabenbereiches, welche Ziele erreicht oder nicht erreicht wurden, welche Entwicklung wurde gemacht und ob eine Zufriedenheit erlangt wurde. Der Selbsteinschätzungsbogen muss vom Mitarbeiter bearbeitet werden, jedoch darf eine Fremdeinschätzung nicht fehlen, welche durch den Vorgesetzten erfolgt. Die Übereinstimmungen und eventuelle Abweichungen bieten einen idealen Einstieg für ein strukturiertes Gespräch.
