Papierkrieg?

Der Umstieg von analogen zu digitalen Daten ist kaum noch eine Neuerung, aber in den letzten 15 Jahren hat vor allem die Versicherungswirtschaft umgerüstet. Nahezu alle Daten stehen elektronisch zur Verfügung. Jedoch so groß dieser Umschwung auch war, kam er noch nicht bei Vermittlern von Versicherungen an. Die augenscheinliche Grundproblematik ist die oft diskutierte Vorratsdatenspeicherung. Das Vertrauen der Deutschen in Technik wie auch Politik ist geschwächt und zudem kommt die oft nicht ausreichende technische Handhabe von Vermittlern, aber auch von den Kunden.

Die Nervosität wird durch die juristische Vorliebe, etwas auf Papier vor sich liegen zu haben, weiter unterstützt. Ein weiterer Grund für den Stillstand der Digitalisierung der Vermittler ist die Investitionshöhe für Soft- und Hardware, wenn ein gesichertes Einkommen erarbeitet worden ist. Natürlich spielt auch die Generation der Vermittler 50plus eine Rolle, aber auf langfristige Sicht werden Vermittler mit 100 Prozent manueller und analoger Administration nicht bestehen können.

Um den Prozess der Digitalisierung zu starten, kommen zwei Wege in Frage: die komplette Umstellung des Beratungsprozesses oder eine teilweise Umstellung wie zum Beispiel die digitale Erstellung von Angeboten. Spezialisierte unabhängige Dienstleister wie das gegründete Unternehmen Innosystems bieten volldigitalisierter Prozesse an, welche passender für Makler sind. Vielseitig genutzt wird auch der Online-Vergleichsrechner Sniver, denn es können bis zu 60 Einzelleistungen verglichen werden. Des Weiteren werden die für den Kunden benötigten Unterlagen, um die Informationspflichten des Maklers einzuhalten, angefertigt. Um den Papierstapel so gering wie möglich zu halten, können die hergestellten PDF-Angebote in diverse Kundenverwaltungsprogramme übernommen werden. Sniver bietet die Möglichkeit der Wahl des Antragsverfahrens für den Vermittler, natürlich ebenfalls digitalisiert. Die weiteren Schritte können auch auf dem elektronischen Weg geregelt werden.

Die noch vorhandenen analogen Akten sollten nicht unachtsam entsorgt werden, da verschiedene Fristen zur Aufbewahrung von Belegen bestehen. Jedoch sollte die Digitalisierung des Aktenbestandes vor allem bei bevorstehendem Verkauf in Angriff genommen werden. Hierzu kann eine Aufarbeitung der Altakten durch entsprechende Dienstleister in Auftrag gegeben werden.

Ob nun ein Verkauf ansteht oder der Papierberg miniert werden soll, die Digitalisierung der Verwaltungs- und Beratungsprozesse bringt bessere Qualität der Auswahl der Angebote und eine adäquate Dokumentation. Daraus folgt eine Reduzierung der Kosten, aber auch eine Minimierung der Fehler durch die Plausibilitätsprüfung.